Experiencia laboral

Soy una procrastinadora, de pies a cabeza. Mi hazaña más significativa como tal ocurrió en mis años de universidad, cuando me acerqué a la biblioteca a las 18:00 h para investigar sobre un trabajo que debía presentar al día siguiente. Tras unas horas de dedicación lo entregué a las 9:00 de la mañana y saqué un sobresaliente, en todos los sitios se condecora a los procrastinadores. 

La procrastinación trae buenos resultados para muchos empleados y no ven el momento de cambiar su forma de actuar. Los planificadores disponen de estilos de gestión diferentes como líderes y como empleados, y cuentan con una ética laboral distinta. Como estudiantes, este grupo de individuos hubiera escrito el mismo trabajo de forma diferente, con diligencia, dedicando algo de tiempo cada día para desgranar el encargo. En el trabajo, estos son los empleados con listas diarias de tareas y calendarios extremadamente organizados. 

La mayoría te dirá que no debes procrastinar

No obstante, como procrastinadora habitual, puedo decirte que se me han encomendado muchas tareas que dejaron de ser necesarias antes del plazo. Ten en cuenta la situación siguiente:

El encargo del lunes: «Necesitamos el desglose de los ingresos de toda la empresa separados por raza, género, departamento y antigüedad en 2020. Lo necesitamos para una reunión muy importante este viernes.» 

El encargo el martes: «No necesitamos el departamento. ¿Puedes modificarlo por edad?»

El encargo el jueves: «Hola, ¿puedes añadir también la ubicación?»

El encargo el viernes por la mañana: «La reunión se ha pospuesto, así que déjalo hasta nuevo aviso.»

Impaciente por empezar el proyecto lo antes posible, un planificador se estaría tirando de los pelos porque habría tenido que llevar a cabo el proyecto de tres maneras diferentes para tirarlo a la basura y tener que volverlo a empezar de nuevo. Pero, ¿yo? Sé lo que se tarda en hacer un informe así y no lo hubiera empezado hasta el viernes por la mañana.

Por otro lado, y como te diría cualquier planificador, también se habría dado el siguiente caso:

El encargo a fecha el lunes: «Necesitamos el desglose de los ingresos de toda la empresa según la raza, género, departamento y antigüedad para 2020. ¡Para el viernes!» 

El encargado el martes: «¿Dónde está el informe? ¡Lo necesito para ya! ¿Qué quieres decir con que no tenemos un listado del departamento en el sistema de RR.HH.?

¿Qué ocurre cuando se asigna este proyecto a un planificador y a un procrastinador o para que lleven a cabo juntos cualquier otro proyecto? ¿Cómo trabajan de manera eficaz estos dos tipos de individuos si sus métodos son tan dispares?

Cinco cosas que ambas partes deberían tener en mente:

1) El rendimiento pasado es el mejor indicador del rendimiento futuro 

No digo esto a la ligera. Es la realidad. Si tu empleado procrastinador ha cumplido los plazos antes, respira hondo: lo hará.

2) Para los trabajadores planificadores: Deja claro cuánto te afecta una forma de trabajar diferente 

Resultará muy estresante para el planificador si un manager procrastinador siempre le entrega tarea para hacerla en el último minuto. Siéntate y mantén una conversación sobre lo que te afecta, pero no lo hagas sobre tu manager y su mal hábito procrastinador. Di: «Para el futuro, necesito que se me avises con cinco días de antelación para proyectos como este porque quiero hacerlo bien y ese es el tiempo que necesito para planificarlo, esquematizarlo, etc.» Es una acción muy razonable, sobre todo si puedes demostrar lo que sufriría la calidad si tienes que hacerlo a la carrera.

3) Para encargados planificadores: Estipula plazos realistas 

Digamos que eres un planificador y le has dado a tu compañera una presentación en PowerPoint para el día 16. Quieres tener tiempo para revisarlo, hacer cambios, practicar haciendo la presentación y enviar una copia a los asistentes con el fin de que puedan revisarlo. En esta situación, no le digas que el plazo para reunir todos los datos relevantes es el día 15. Planifica el plazo y comunica a tus compañeros el motivo de gestionarlo así. Si los empleados comprenden el proceso, es más probable que lo respeten. 

4) Para encargados procrastinadores: Tómate en serio los plazos

Si eres del tipo de encargados que no mira los proyectos hasta, al menos, una semana después de haberlos recibido, tus empleados procrastinadores te entenderán muy bien, aprovéchalo y alimenta este hábito. Si estableces un plazo, en un futuro próximo o lejano, y esperas que tus empleados lo cumplan, haz tu parte y revísaselo inmediatamente. Evitarás que los procrastinadores atrasen su trabajo y harás que los planificadores se sientan valorados por ir encabezando el juego.

5) Para los trabajadores procrastinadores: Acepta que la planificación es importante para los planificadores 

Tu manager es tu manager y, si le gusta que las cosas se hagan rápido, ese será tu plazo. Si te devanas los sesos preguntándote por qué quieren que empieces inmediatamente un informe, aunque no se necesite hasta dentro de tres semanas, acércate al informe desde una posición más estratégica que la habitual. 

A lo mejor solo quieren que los números, quizás quieren que lo hagas rápido y pasar el resto del tiempo considerando la forma de mejorarlo. Contar con tiempo extra para completar una tarea no es malo. Puede suponer una oportunidad para fortalecer tus habilidades, como crear los cuadros que has planeado tantas veces, o desarrollar otras nuevas, como reflexionar de manera crítica sobre el estado del negocio.  

Colaboración a pesar de los distintos estilos de trabajo

Todos nos acercamos al trabajo de manera distinta, todos hacemos las cosas de manera algo diferente. No obstante, lo más importante consiste en reconocer esas diferencias y comunicarnos entre nosotros si chocan los estilos de trabajo. En última instancia, lo más importante es que los empleados hagan su trabajo y que lo hagan bien.