Cómo obtener el ROI en la formación

Se ha debatido mucho sobre el ROI (retorno de la inversión) de la formación. En un entorno corporativo, esta cuestión se plantea a menudo a la hora de renovar los contenidos, los sistemas de gestión del aprendizaje o durante la elaboración de presupuestos.

Los empresarios preguntarán, y con razón, “¿estamos obteniendo un retorno de la inversión?”. Esta es una pregunta razonable y lo más interesante sería tratar de abordarla desde el principio, es decir, cuando se está en el proceso de selección de un LMS (Leadership Management System).

Comience por hacer las preguntas correctas

Hay dos preguntas importantes que hay que hacerse cuando se considera el ROI de la formación o más especialmente el ROI del LMS:

¿Por qué estamos adquiriendo un LMS?” y “¿Cómo validamos nuestro razonamiento?”. Comencemos por la de por qué estamos invirtiendo en un LMS. Muchos profesionales considerarán esta pregunta absurda porque la respuesta es obvia ¿verdad?. Pero si eres el director de producción, por ejemplo, de una gran empresa y no has participado en las discusiones iniciales cuando se seleccionó y se optó por un LMS, la respuesta no es tan obvia.

Si fuéramos ese responsable y nos dijeran que debemos contribuir a la financiación del sistema, querríamos saber por qué debemos contribuir. No basta con responder a esa pregunta afirmando simplemente que el conocimiento es algo muy positivo, necesitaremos una razón de peso.

¿Qué preguntas podemos plantear para calcular el ROI en la formación?

Especialmente en las grandes empresas, se suele elaborar un plan de negocio para justificar el gasto. El plan debería incluir una descripción del ROI y formas medibles de cuantificar la inversión a lo largo del tiempo (por ejemplo, mensual, semestral o anual). Para responder a la pregunta arriba formulada sobre por qué estamos adquiriendo un LMS, aquí mostramos algunas respuestas interesantes:

  • ¿Para aumentar la productividad?
  • ¿Disminuir los costes (por ejemplo, menos desplazamientos a las aulas y más aprendizaje online)?
  • ¿Para contar con la formación obligatoria y cumplir la normativa?
  • ¿Pretendemos mejorar el rendimiento laboral de los empleados?
  • ¿Queremos ingresos (por ejemplo, reforzar la formación en ventas para aumentarlas)?  
  • ¿Para mejorar el desarrollo profesional?
  • ¿Una combinación de las anteriores?

Podrían ser una idea, pero la realidad es que no hay una respuesta concisa. Un buen consejo sería documentar los motivos en el plan de negocio o en el documento que se usa para justificar la inversión. 

Cuáles son los pasos para calcular el ROI en la formación
Debemos ser capaces de plantear las preguntas correctas para poder plantear una aproximación real del ROI que nos está reportando nuestro LMS

Participación de las partes interesadas

Además del departamento de RR.HH., es probable que el departamento de IT esté involucrado y deba formar parte de la implementación desde el principio, incluso si no es el propietario del proyecto. No siempre es fácil ver cómo las líneas de negocio que generan ingresos son las partes interesadas que, en última instancia, financian el LMS, por lo que también deberían tener la oportunidad de opinar sobre el proyecto. A no ser que se venda el contenido de aprendizaje para financiar el LMS es un coste indirecto para la empresa.

Documentar es bueno a la hora de calcular el ROI de la formación

Se debe documentar la aportación y/o el compromiso de las partes interesadas en el plan de negocio. Esto debería mitigar las preocupaciones acerca de por qué adquirimos un LMS.

Cuando documentamos las razones por las que la empresa adquiere el LMS, es necesario seguir con “cómo se medirá en el sistema a lo largo del tiempo”. Al hacernos preguntas concretas la cosa se pone más difícil. Por ejemplo, si uno de mis objetivos es disminuir los costes reduciendo la formación presencial y aumentando el aprendizaje online, deberé poder comparar los costes actuales, calcular la inversión inicial en el sistema, hacer un seguimiento de los costes en curso…para conseguir las métricas necesarias para “medir la inversión”.

Muchos de estos datos pueden programarse y recuperarse con el LMS – pero normalmente no todos los datos. Por lo tanto, es necesario concebir y documentar un modelo conciso para medir la inversión en el sistema a lo largo del tiempo para que esto funcione.     

Esa es una de las respuestas más fáciles a “por qué adquirimos un LMS” pero no es la única.