Vuelta a la presencialidad, ¿cómo afrontarla?

La pandemia mundial vivida nos ha obligado a teletrabajar muchos meses. A raíz de esa situación, gran cantidad de empresas han flexibilizado sus horarios. A día de hoy, gracias a la vacuna, la esperanza de vivir sin pensar en la COVID y sus consecuencias ya es casi una realidad. Para muchas empresas, ahora que estamos de vuelta de las vacaciones, esto implica volver nuevamente a la presencialidad, al menos, al modelo híbrido y, por tanto, retomar las reuniones presenciales.

Del teletrabajo a la vuelta a la presencialidad

Hace un par de años, todavía inmersos en la pandemia, los empleados afirmaban querer un modelo laboral híbrido en el que pudieran ir a la oficina algunos días y quedarse en casa el resto. Dos o tres días a la semana en la oficina podría considerarse suficiente para superar la sensación de hartazgo y frustración que se había creado tras meses de trabajo en casa. 

Durante el tiempo que nos hemos visto obligados a mantener en casa reuniones virtuales interminables, hemos experimentado un profundo agotamiento. Ahora, a medida que empezamos a volver a las oficinas, es importante que se establezcan unas expectativas claras. Durante este período de transición de vuelta a la presencialidad, habrá que poner en marcha equipos de trabajo y configurar el espacio físico que mejor se adapte a las preferencias de los empleados y a la cultura de la empresa. La COVID-19 no se ha ido todavía, es cierto que ya la mayoría la sufren como una gripe, por ello, garantizar la salud y la seguridad de los empleados es prioritario.

Vuelta segura a la presencialidad
La vuelta a la presencialidad va a conllevar la inversión de tiempo en el diseño de espacios seguros

Define el comportamiento esperado en las reuniones

Los responsables de los equipos han debatido arduamente si las reuniones con vídeo requieren que los empleados mantengan las cámaras encendidas durante las mismas. Muchos lo han dejado a discreción del empleado. Pero, en las oficinas, no habrá ninguna cámara que apagar.

La etiqueta informal de las reuniones por vídeo va a diferir de la etiqueta tradicional del vis a vis. Comunica con claridad las expectativas de comportamiento apropiado en las reuniones en persona. Asimismo, comenta los temas como el código de vestimenta apropiado, comer en las reuniones o el uso del teléfono. Antes de la pandemia, parecían normas sencillas, pero en la actualidad se han borrado esas líneas.

En la vuelta a la presencialidad, sustituye todas las reuniones

Según un estudio de 2020 de la National Bureau for Economic Research:

  • La cantidad media de reuniones diarias había aumentado un 12,9 %.
  • La cantidad de asistentes, en un 13,5 % respecto al año pasado.
  • Los nuevos equipos en remoto sentían durante la pandemia que debían asistir a más reuniones para ser productivos, colaborar o estar al día. Sin embargo, este aumento ha prolongado la jornada laboral y la ha hecho más agotadora para los empleados.
Convocatoria de reunión
No debemos volver a al rutina de convocar reuniones innecesarias. Para optimizar el tiempo y los recursos de todos, lo mejor es enviar un e-mail si es posible

Los líderes de RR.HH. disponen ahora de una oportunidad para arreglar este hábito inducido por la pandemia. Pueden comenzar por sustituir las reuniones por correos electrónicos, allá donde sea posible. También se puede pedir que se limiten las comunicaciones fuera del horario laboral para respetar la vida personal de sus empleados. Asimismo, los managers también deberían reunirse con periodicidad con sus equipos, con el fin de asegurar que se están adaptando bien.

Reuniones en el lugar de trabajo

Los hábitos de las videollamadas pueden haberse instaurando en el día a día de muchos incluso ahora que las oficinas vuelven a recuperar su ritmo; muchos seguirán organizando de manera inconsciente demasiadas reuniones. Pero los líderes de la empresa pueden facilitar la transición de regreso a la oficina, ¿cómo?

  • Recordando, por ejemplo, el comportamiento adecuado y esperado en una reunión.
  • Mirando la forma de reducir el tiempo y el número de las mismas.
  • Reestructurando los sitios.

El fin de la pandemia ya está aquí, hagamos lo posible por aplicar las cosas productivas que hemos podido extraer durante los años de pandemia vividos.